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Datenschutz

Informationen zu Datenschutz & Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Diese Datenschutzhinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Bundesverband für strukturierte Wertpapiere e.V. (nachfolgend „BSW“) mit allgemeinen Hinweisen (Teil I) für Besucher der Webseite (Teil II), für (Förder-)Mitglieder, Interessenten und Geschäftspartner (Teil III) und für BewerberInnen auf ein Stellenangebot und im Rahmen von Initiativbewerbungen (Teil IV). Wir erläutern auch die Wahlmöglichkeiten, die Sie hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben („Betroffenenrechte“) und wie Sie uns kontaktieren können.

Inhalt

Teil I. Allgemeine Hinweise
I.1. Verantwortliche Stelle / Ansprechpartner
I.2. Betroffenenrechte
I.3. Dauer der Datenspeicherung
I.4. Übermittlung von Daten in ein Drittland
I.5. Datenerhebung nicht unmittelbar bei Betroffenen
I.6. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
I.7. Änderungen oder Ergänzungen der Informationen zur Datenverarbeitung
Teil II. Informationen für Besucher unserer Website und Social-Media-Accounts
II.1. Besuch unserer Webseite (Service und IT-Sicherheit)
II.2. Kontaktanfragen und Service
II.3. Webanalysedienst (Verwendung von Cookies und Tracking-Technologie)
II.4. Einbindung von Social-Plug-ins auf unserer Webseite
II.5. Veranstaltungen des BSW
 II.5.1. Buchung von Veranstaltungen und zusätzlichen Leistungen
 II.5.2. Foto- und Filmaufnahmen auf Veranstaltungen
II.6. Informationen für Besucher unserer Social-Media-Accounts
 II.6.1. LinkedIn-Account des BSW
 II.6.2. YouTube-Account des BSW
Teil III. Informationen für (Förder-) Mitglieder, Interessenten und Geschäftspartner
III.1. Kategorien von personenbezogenen Daten
III.2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
III.3. Online-Meetings interner Gremien des BSW
III.4. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten
Teil IV. Informationen für BewerberInnen auf ein Stellenangebot und im Rahmen von Initiativbewerbungen
IV.1. Kategorien von personenbezogenen Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
IV.2. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten
IV.3. Dauer der Datenspeicherung im Bewerbungsverfahren

Teil I. Allgemeine Hinweise

I.1. Verantwortliche Stelle / Ansprechpartner
Der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Bundesverband für strukturierte Wertpapiere e.V.
Geschäftsstelle Frankfurt
Feldbergstraße 38
60323 Frankfurt am Main
Telefon: +49 (69) 244 33 03 – 60
E-Mail: info@derbsw.de
Vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder:
Markus Bärenfänger (DZ Bank AG)
Peter Bösenberg (Société Générale)
Stephan Frerker (DekaBank)
Anton Hötzl (Vontobel)
Christian Vollmuth (Bundesverband für strukturierte Wertpapiere)
Amtsgericht Frankfurt am Main VR 13943
Geschäftsstelle Berlin
Pariser Platz 3
10117 Berlin
Telefon: +49 (30) 4000 475 – 0
E-Mail: info@derbsw.de
Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder zum Thema Datenschutz allgemein und zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte (z.B. Auskunftsersuchen, Werbewidersprüche, Widerruf von Einwilligungen) wenden Sie sich bitte direkt an die vorgenannte Anschrift oder an die E-Mail-Adresse info@derbsw.de. Im Falle gewünschter sicherer Übermittlung kontaktieren Sie uns bitte auf dem Postweg.

I.2. Betroffenenrechte
Folgende Rechte stehen Ihnen als betroffene Person vom Grundsatz her und, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen, zu:
  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG;
  • Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO);
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO);
  • Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 1 DSGVO) aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und eine Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Satu 1 lit. e) und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO betreffen;
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken (Art. 21 Abs. 3 DSGVO); Sie können einer werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.1) widersprechen.
Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Für die Ausübung der Betroffenenrechte wenden Sie sich am einfachsten an die im Impressum angeführte Anschrift. Darüber hinaus haben Sie das Recht zur Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

I.3. Dauer der Datenspeicherung
Der BSW verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, sofern in dieser Information nicht gesondert beschrieben, solange es für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre - befristete - Weiterverarbeitung, z.B. in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen, ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
  • Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 3 Jahren nach § 195 BGB für Nachweiszwecke und eine evtl. erforderliche Klärung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche (z.B. vertragliche Ansprüche, Korrespondenz im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechten);
  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und Geldwäschegesetz mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zu zehn Jahren z.B. für Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellungen, Rechnungen, Mitgliedsbeiträge);
  • Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 30 Jahren nach § 197 BGB z.B. im Rahmen von rechtskräftig festgestellten Ansprüchen, Ansprüchen aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden.

I.4. Übermittlung von Daten in ein Drittland
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder aber im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln und ggf. Transfer Impact Assessment) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

I.5. Datenerhebung nicht unmittelbar beim Betroffenen
Gelegentlich erhebt der BSW auch Adress- und Kontaktdaten (z.B. Vorname, Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) nicht direkt beim Betroffenen, z.B. für eine fachliche oder werbliche Ansprache auf der Grundlage der Interessensabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO u.a. aus öffentlichen Verzeichnissen (z.B. Handelsregister, Telefon-/Branchenverzeichnisse), aus allgemein zugänglichen Quellen (z.B. Internet) oder von Adressdienstleistern. Dieser inhaltlichen oder werblichen Nutzung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen.

I.6. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (z.B. (Förder-)Mitgliedschaften, Anmeldung zu Veranstaltungen, sonstige Verträge) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

I.7. Änderungen oder Ergänzungen der Informationen zur Datenverarbeitung
Der BSW behält sich vor, diese Informationen zur Datenverarbeitung jederzeit unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben zu ändern bzw. zu ergänzen. Dies kann z. B. zur Einhaltung neuer Gesetzesbestimmungen oder zur Berücksichtigung neuer Dienstleistungen der Fall sein. Wir empfehlen Ihnen daher, sich in regelmäßigen Abständen auf der Website über unsere aktuellen Datenverarbeitungen zu informieren.

Teil II. Informationen für BesucherInnen unserer Website und Social-Media-Accounts

In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Webseite des BSW oder dem Besuch unserer Social-Media-Accounts.

II.1. Besuch unserer Webseite (Service und IT-Sicherheit)
Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, speichern wir bestimmte Angaben zu dem von Ihnen verwendeten Browser und Betriebssystem, das Datum und die Uhrzeit des Besuches, den Zugriffsstatus (z.B. ob Sie eine Webseite aufrufen konnten oder eine Fehlermeldung erhielten), die Nutzung von Funktionen der Webseite, die von Ihnen möglicherweise eingegebenen Suchbegriffe, die Häufigkeit, mit der Sie einzelne Webseiten aufrufen, die Bezeichnung abgerufener Dateien, die übertragenen Datenmenge, die Webseite, von der aus Sie auf unsere Webseiten gelangt sind und die Webseite, die Sie von unseren Webseiten aus besuchen, sei es, indem Sie Links auf unseren Webseiten anklicken oder eine Domain direkt in das Eingabefeld derselben Registerkarte (bzw. desselben Fensters) Ihres Browsers eingeben, worin Sie unsere Webseiten geöffnet haben. Außerdem speichern wir aus Sicherheitsgründen, insbesondere zur Vorbeugung vor und Erkennung von Angriffen auf unsere Webseiten oder Betrugsversuchen, für die Dauer von sieben Tagen Ihre IP-Adresse und den Namen Ihres Internet Service Providers.
Wir verarbeiten die vorgenannten personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen auf unseren Webseiten Informationen zu unseren Leistungen und Services bereitzustellen und die IT-Sicherheit Ihnen gegenüber bei Besuch unserer Webseiten zu gewährleisten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

II.2. Kontaktanfragen und Service
Wenn Sie Fragen zum BSW, unseren Projekten oder Aktionen haben, können Sie sich per E-Mail, über unser Kontaktformular oder per Telefon an uns wenden. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten je nach Gegenstand Ihrer Anfrage. Gegebenenfalls greifen wir dabei auch auf personenbezogene Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten zu vorherigen Anfragen).
Die Verarbeitung der Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO und/oder aufgrund unseres/Ihres berechtigten Interesses, Ihre Anfrage zu beantworten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden gelöscht, wenn Ihr Anliegen/Ihre Anfrage bearbeitet wurde und keine anderweitigen Aufbewahrungspflichten (z.B. nach BGB oder HGB) mehr bestehen.

II.3. Webanalysedienst (Verwendung von Cookies und Tracking-Technologie)
Unsere Website nutzt „Simple Analytics“, einen Internetanalysedienst der Simple Analytics B.V., Jacob van Lennepstraat 78 H, 1053 HM, Amsterdam, Netherlands. Mithilfe des Dienstes werden bestimmte Nutzungsdaten von Seitenbesuchern (Datum und Uhrzeit des Zugriffs, User Agent des Browsers) in anonymisierter Form erhoben, ausgewertet und in automatischen Berichten aufbereitet. Die Software trackt nur diese Metriken: Seitenaufrufe, Referrer, Top Seiten, Bildschirmgrößen, Browser, Länder.
Rechtsgrundlage ist einerseits unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer kontinuierlichen Optimierung unseres Online-Angebots und andererseits, technische Probleme wie Fehlermeldungen bei Seitenaufrufen oder Suchmaschinenproblemen zu erkennen und zu beheben. Simple Analytics operiert hierbei über einen einfachen Script-Code ohne den Einsatz von Cookies oder Verwendung der IP-Adresse, was bedeutet, dass Simple Analytics zu keinem Zeitpunkt Cookies auf Ihrem Endgerät einsetzt.
Die über Simple Analytics verarbeiteten Informationen weisen zu keinem Zeitpunkt einen Personenbezug auf uns lassen daher keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu.
Wenn Sie die künftige Verarbeitung der beschriebenen Informationen nicht wünschen, können Sie dies verhindern, indem Sie die Ausführung von Java-Script in Ihrem Browser deaktivieren. Alternativ können Sie die Ausführung von Java-Script Code auch dadurch verhindern, dass Sie einen Java-Script-Blocker installieren (z.B. https://noscript.net/ oder https://www.ghostery.com). Hierbei ist es allerdings sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht alle Funktionen der Internetseite vollumfänglich nutzen können. Weitere Informationen zu den Datenverarbeitungen durch und zum Datenschutz von Simple Analytics finden Sie unter https://docs.simpleanalytics.com/what-we-collect?ref=simpleanalytics.com.

II.4. Einbindung von Social-Plug-ins auf unserer Webseite
Wenn wir auf unseren Webseiten sogenannte „Social-Plug-ins“ sozialer Netzwerke einsetzen, binden wir diese wie nachfolgend beschrieben ein. Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, sind die Social-Plug-ins deaktiviert, d.h. es findet keine Übertragung irgendwelcher Daten an die Betreiber dieser Netzwerke statt. Falls Sie eines der Netzwerke nutzen möchten, klicken Sie auf das jeweilige Social-Plug-in, um eine direkte Verbindung mit dem Server des jeweiligen Netzwerks aufzubauen. Falls Sie bei dem Netzwerk ein Nutzerkonto haben und im Moment des Aktivierens des Social-Plug-ins dort eingeloggt sind, kann das Netzwerk Ihren Besuch auf unseren Webseiten Ihrem Nutzerkonto zuordnen. Wenn Sie das vermeiden möchten, loggen Sie sich bitte vor der Aktivierung des Social-Plug-ins aus dem Netzwerk aus. Den Besuch anderer BSW-Webseiten kann ein soziales Netzwerk nicht zuordnen, bevor Sie nicht auch ein dort vorhandenes Social-Plug-in aktiviert haben. Wenn Sie ein Social-Plug-in aktivieren, überträgt das Netzwerk die dadurch verfügbar werdenden Inhalte direkt an Ihren Browser, der sie in unsere Webseiten einbindet. In dieser Situation können auch Datenübertragungen stattfinden, die vom jeweiligen sozialen Netzwerk initiiert und gesteuert werden. Für Ihre Verbindung zu einem sozialen Netzwerk, die zwischen dem Netzwerk und Ihrem System stattfindenden Datenübertragungen und für Ihre Interaktionen auf dieser Plattform gelten ausschließlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Netzwerks. Das Social-Plug-in bleibt aktiv, bis Sie es deaktivieren oder Ihre Cookies löschen.
Wenn Sie den Link zu einem Angebot anklicken oder ein Social-Plug-in aktivieren, kann es sein, dass personenbezogene Daten zu Anbietern in Ländern außerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und/oder Länder, die aus der Sicht der Europäischen Union („EU“) kein den EU-Standards entsprechendes „angemessenes Schutzniveau“ für die Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten, übermittelt werden. Bitte denken Sie an diesen Umstand, bevor Sie einen Link anklicken oder ein Social-Plug-in aktivieren und damit eine Übertragung Ihrer Daten auslösen.

II.5. Veranstaltungen des BSW
Im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen des BSW verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung der Veranstaltung und soll die Kommunikation zur Veranstaltung und zu Verbandsthemen ermöglichen.

II.5.1. Buchung von Veranstaltungen und zusätzlichen Leistungen
Zum Zwecke der Planung, Organisation und Durchführung von online und offline durchzuführenden Fachveranstaltungen (z.B. BSW-Forum, BSW-Preis für Wirtschaftsjournalismus) verarbeiten wir personenbezogene Daten von teilnehmenden und dozierenden Personen. In der Regel verarbeiten wir im Falle von offline oder online durchzuführenden Fachveranstaltungen Namen, Anschriften, Unternehmen, Funktionen, Kontaktdaten und E-Mail-Adressen von Teilnehmenden. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO (Veranstaltungsvertrag), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (berechtigte Interessen) oder, soweit wir im Rahmen der Anmeldung Ihre jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufliche Einwilligung abfragen, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.
Im Falle des Widerrufs einer Einwilligung bei Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO ist der BSW berechtigt, bereits gedrucktes Werbe- oder Informationsmaterial für einen angemessenen Zeitraum aufzubrauchen. Soweit eine Verarbeitung aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage zulässig ist, hat der Widerruf keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aufgrund dieser anderen Rechtsgrundlage (z.B. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).
Sofern neben der Veranstaltungsteilnahme zusätzliche Leistungen (z.B. Hotelübernachtung, Speisen etc.) gewünscht werden, verarbeiten wir diese Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO (Durchführung der Veranstaltung). Wenn wir Veranstaltungen gemeinsam mit Partnern planen oder zusätzliche Leistungen gewünscht werden, können Ihre personenbezogene Daten an diese Partner, Veranstaltungssaal-Betreiber (Eingangskontrolle), Hotels oder Restaurants übermittelt werden.
Auf Basis berechtigter Interessen des BSW können Teilnahme- und Kontaktdaten zu Zwecken der Abfrage der Zufriedenheit mit der Veranstaltung oder der Übersendung von weiteren projektspezifischen Informationen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden.

II.5.2. Foto und Filmaufnahmen auf Veranstaltungen
Im Rahmen von Veranstaltungen des BSW können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden. Neben einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO bildet auch die Interessensabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO eine Rechtsgrundlage für die Erstellung und Verwendung von Foto- und Filmaufnahmen, die auf Veranstaltungen des BSW angefertigt werden. Die Foto- und Filmaufnahmen verarbeitet der BSW für Zwecke der Berichterstattung über seine Aktivitäten je nach angekündigtem Einzelfall und sie werden in sozialen Medien, Internet/Webseite, Pressemitteilungen, Newslettern und Print-Broschüren veröffentlicht, sofern die Interessen der Betroffenen dem nicht offenkundig entgegenstehen. Der BSW hat ein berechtigtes Interesse daran, die Öffentlichkeit über seine satzungsgemäßen Ziele zu informieren.
Sollten besondere Gründe gegen die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen, auf denen Sie unter Umständen erkennbar sind, bestehen, sprechen Sie bitte vor Ort die Veranstaltungsleitung oder das Foto-/Kamerateam an.

II.6. Informationen für Besucher unserer Social-Media-Accounts
Der BSW ist auf den nachfolgenden Social-Media Plattformen mit eigenen Webseiten vertreten. Mit diesen Auftritten möchten wir Sie über unsere Projekte und Aktionen informieren und uns mit Ihnen zu relevanten Themen austauschen.

II.6.1. LinkedIn-Account des BSW
Verarbeitung von Daten im Falle von Anfragen über die Unternehmensseite
Sofern Sie uns eine Anfrage per Kommentar direkt über unsere Unternehmensseite, unterhalb eines unserer Beiträge oder per privater Nachricht stellen, verarbeiten wir Ihre Daten (beispielsweise Ihren Account Namen), um Ihnen antworten und Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Sofern wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens persönliche Daten von Ihnen benötigen, kann es sein, dass wir Sie bitten werden, uns diese per E-Mail zukommen zu lassen. Zum Schutz Ihrer Daten bitten wir Sie, persönliche Daten nicht direkt in einem öffentlichen Kommentar anzugeben. Sollte dies trotzdem der Fall sein, so werden wir den entsprechenden Kommentar schnellstmöglich verbergen. Ihre Daten verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Kunden- oder Interessentenanfragen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Sofern es sich um Anfragen handelt, die einem Mietvertragsverhältnis zuzuordnen sind, löschen wir Ihre Daten spätestens mit Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen. Allgemeine Anfragen ohne Bezug zu einem Mietvertragsverhältnis löschen wir 6 Monate nach der Bearbeitung.
Analysen und Reportings - Insights
Als Betreiber der Unternehmensseite haben wir Zugriff auf die sog. Insights. Die Insights sind ein nicht abdingbarer Teil einer Unternehmensseite auf LinkedIn und enthalten anonymisierte statistische Daten von Usern, die mit unserer Unternehmensseite und/oder unseren Inhalten interagiert haben. Diese Daten werden mit Hilfe sogenannter Cookies gesammelt, die von LinkedIn gesetzt werden und die jeweils eine eindeutige Benutzer-ID enthalten. LinkedIn verarbeitet dabei insbesondere Daten, die Sie als Mitglied LinkedIn zur Verfügung gestellt haben, wie z.B. Ihre Funktion im Unternehmen, das Land, die Branche, die Betriebszugehörigkeit, die Unternehmensgröße sowie Daten Ihres Beschäftigungsstatus. Zudem verarbeitet LinkedIn Informationen darüber, wie Sie als Mitglied des Netzwerkes mit einer Unternehmensseite interagiert haben, bspw. ob Sie ein Follower einer Seite sind. Einen Zugriff auf diese seitens LinkedIn gesammelten Informationen erhalten wir nicht. Uns als Betreiber der Unternehmensseite werden seitens LinkedIn lediglich anonymisierte statistische Analysen und Reportings zu den gesammelten Informationen bereitgestellt.

Für die Erhebung der dargestellten Informationen und ihre Zusammenführung in anonymisierte Seiten-Insights, die uns von LinkedIn zur Verfügung gestellt werden, sind wir als Betreiber der Unternehmensseite gemeinsam mit der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, gem. Art. 26 DSGVO verantwortlich, so dass wir mit LinkedIn einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit geschlossen haben. Diesen können Sie unter https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum abrufen.
Mit der Erhebung der gesammelten Daten und der Zusammenführung zu anonymisierten Statistiken möchten wir unsere Seitenbesucher besser verstehen und Einblicke darüber erlangen, welche Inhalte unserer Unternehmensseite für unser Publikum von Interesse sind. So wollen wir unsere Inhalte und unser Informationsangebot auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO bestmöglich auf die Bedürfnisse unserer Besucher abstimmen und dahingehend optimieren.

Als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Tatsache, dass wir als Betreiber der Unternehmensseite keinen Zugriff auf die im Rahmen der Insights zu Ihrer Person gesammelten Daten haben, verfügt LinkedIn allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Insofern bitten wir Sie, Ihre Rechte direkt gegenüber LinkedIn geltend zu machen. Sollte dennoch unsere Unterstützung benötigt werden, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Hinweis zur Identifikation der Besucher seitens LinkedIn
Wenn Sie als Nutzer aktuell bei LinkedIn angemeldet sind, befindet sich auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit Ihrer Kennung. Dadurch ist LinkedIn in der Lage nachzuvollziehen, ob Sie ein eingeloggter Nutzer von LinkedIn sind. Dies gilt auch für alle anderen LinkedIn-Seiten. Wenn Sie dies vermeiden möchten, sollten Sie sich bei LinkedIn abmelden bzw. die Funktion „angemeldet bleiben“ deaktivieren, die auf Ihrem Gerät vorhandenen Cookies löschen und Ihren Browser beenden und neu starten. Auf diese Weise werden LinkedIn-Informationen, über die Sie unmittelbar identifiziert werden können, gelöscht. Damit können Sie unsere Unternehmensseite nutzen, ohne dass Ihre LinkedIn-Kennung offenbart wird. Wenn Sie auf interaktive Funktionen der Seite zugreifen (Gefällt mir, Kommentieren, Teilen, Nachrichten etc.), erscheint eine LinkedIn-Anmeldemaske. Nach einer etwaigen Anmeldung sind Sie für LinkedIn erneut als bestimmter Nutzer erkennbar.

II.6.2. YouTube-Account des BSW
Verarbeitung von Daten im Falle von Service-Anfragen
Sofern Sie uns eine Anfrage per Kommentar direkt über unseren Kanal, unterhalb eines unserer Videos stellen, verarbeiten wir Ihre Daten (beispielsweise Ihren Accountnamen), um Ihnen antworten und Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Sofern wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens persönliche Daten von Ihnen benötigen, kann es sein, dass wir Sie bitten werden, uns diese per E-Mail zukommen zu lassen. Zum Schutz Ihrer Daten bitten wir Sie, persönliche Daten nicht direkt in einem öffentlichen Kommentar anzugeben. Sollte dies trotzdem der Fall sein, so werden wir den entsprechenden Kommentar schnellstmöglich verbergen. Ihre Daten verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Kundenanfragen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Datenverarbeitung durch den Anbieter der Plattform
Beim Besuch unseres Auftritts erfasst der Anbieter der Social-Media-Plattform u. a. Ihre IP-Adresse sowie weitere Informationen, die in Form von Cookies auf Ihrem PC vorhanden sind. Diese Informationen werden verwendet, um uns als Nutzer der Accounts statistische Informationen über die Interaktion zur Verfügung zu stellen. Diese Datenverarbeitungen erfolgen in eigener Verantwortung der Social-Media-Plattform.

Uns ist nicht bekannt, in welcher Weise die Social-Media-Plattform die Daten aus Ihrem Besuch unseres Accounts und Interaktion mit unseren Beiträgen für eigene Zwecke verwenden, wie lange diese Daten gespeichert werden und ob Daten an Dritte weitergegeben werden. Die Datenverarbeitung kann sich danach unterscheiden, ob Sie bei dem sozialen Netzwerk registriert und angemeldet sind oder als nicht-registrierter und/oder nicht-angemeldeter Nutzer die Seite besuchen. Beim Zugriff auf einen Beitrag oder unseren Account wird die Ihrem Endgerät zugeteilte IP-Adresse an den Anbieter der Social-Media-Plattform übermittelt. Wenn Sie als Nutzerin oder Nutzer aktuell angemeldet sind, kann der Anbieter der Social-Media-Plattform über ein Cookie auf Ihrem Endgerät nachvollziehen, dass Sie diese Seite aufgesucht und wie Sie sie genutzt haben. So ist es dem Anbieter der Social-Media-Plattform möglich, Ihre Besuche auf diesen Webseiten zu erfassen und Ihrem Profil zuzuordnen. Anhand dieser Daten können Inhalte oder Werbung auf Sie zugeschnitten angeboten werden. Wenn Sie dies vermeiden möchten, sollten Sie sich abmelden, die auf Ihrem Gerät vorhandenen Cookies löschen und Ihren Browser neu starten.

Nähere Informationen wie der Anbieter der Social-Media-Plattform Ihre Daten verarbeitet finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de

Wir als Anbieter des Informationsdienstes erheben und verarbeiten nur die Daten aus Ihrer Nutzung unseres Dienstes, die Sie uns bereitstellen und eine Interaktion erfordern. Wenn Sie beispielsweise eine Frage stellen, die wir nur per E-Mail beantworten können, werden wir Ihre Informationen entsprechend den allgemeinen Grundsätzen unserer Datenverarbeitung speichern, die wir in dieser Datenschutzerklärung beschreiben.

Teil III. Informationen für (Förder-)Mitglieder, Interessenten und Geschäftspartner

Im nachfolgenden Abschnitt gibt Ihnen der BSW einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als (Förder-)Mitglied, Interessent und Geschäftspartner.

III.1. Kategorien von personenbezogenen Daten
Welche Kategorien von personenbezogenen Daten vom BSW verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, aus welchem Anlass und in welchem Rahmen ein Kontakt oder eine Vertragsbeziehung zu Ihnen entsteht oder besteht.

Zu unterscheiden ist z.B. zwischen (Förder-)Mitgliedern, Interessenten und Geschäfts- oder Projektpartnern. Im Rahmen einer Mitgliedschaft, der Bestellung von Informationsmaterial oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet der BSW in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel die nachfolgenden Kategorien von Daten. In Formularen, mit denen personenbezogene Daten erhoben werden, ist jeweils gekennzeichnet, welche Daten hierfür zwingend erforderlich sind und welche Daten freiwillig mitgeteilt werden können.
  • Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Branche/Beruf, weitere Daten, wie ggf. Interessen;
  • Firmierung ggf. auch bestehend aus Namen, Vornamen, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Branche, Ansprechpartner im Unternehmen mit Namen, Vornamen, Funktion, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail);
  • Zahlungsverkehrs- und Auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge);
  • Auftragshistorie und Umsätze bei Geschäftspartnern;
  • Daten im Rahmen der Führung von Rechtsstreitigkeiten (z.B. zu den Beteiligten, Prozessbevollmächtigten, Gerichten);
  • (Förder-)Mitgliederhistorien, Interessentenhistorien im Hinblick auf Aktivitäten.
Sofern es während der (Förder-)Mitgliedschaft, der Interessentenbetreuung oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden weitere Daten, wie z.B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.

III.2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Der BSW verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (z.B. (Förder-)Mitgliedschaft, Bestellungen von Informationsmaterial, Einladungen, Workshops/Tagungen, sonstige Geschäftsbeziehung) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen im Hinblick auf vertragliche Maßnahmen) mit Ihnen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Der BSW unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem
  • die Betrugs- und Geldwäscheprävention;
  • die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und Prüfungsanforderungen;
  • die Erfüllung behördlicher und gerichtlicher Weisungen und Anordnungen;
  • sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken beim BSW.
Sofern erforderlich verarbeitet der BSW Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen des BSW oder Dritter. Zum Beispiel:
  • Bestellung von kostenfreien Informationsmaterialien und allgemeinen Anfragen;
  • Teilnahme und Kontaktdaten-/Erfahrungsaustausch zwischen dem BSW und Teilnehmern an Workshops, Tagungen, Ausschüssen, wissenschaftlicher Beirat etc. sowie Übersendung weiterer projektspezifischer Informationen;
  • Maßnahmen zur Vereinssteuerung und Weiterentwicklung von satzungsgemäßen Aufgaben;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des BSW;
  • Verhinderung von Straftaten;
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
  • Nutzung des Gäste-WLANs;
  • Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken bei Geschäftspartnern im kaufmännischen Bereich.
Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen des BSW (z.B. Mitgliedergewinnung) verarbeitet der BSW Ihre Daten z.B. auf der Basis der (Förder-)Mitgliedschaft, bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte, an Ihren Interessen orientierte Informationen im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke des BSW (Eigenwerbung) nach den folgenden Maßgaben:
  • postalische Werbung, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen;
  • telefonische Werbung gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens Ihres mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widerrufen werden.

III.3. Online-Meetings interner Gremien des BSW
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings interner Gremien des BSW (z.B. der Ausschüsse).

Für Terminabsprachen zur Durchführung von Online-Meetings verwendet der BSW das Terminplanungstool des Vereins zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e. V. (DFN). Der Link, mit dem TeilnehmerInnen Zugang zu einer Abstimmung oder einem Buchungsvorgang erhalten, wird zum Schutz gegen eine unbefugte Kenntnisnahme als URL mit zufälliger Zahlen- und Zeichenkombination generiert. Beim Zugriff auf die Webseite des Terminplaners des DFN werden für 7 Tage folgende Daten gespeichert: IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, URL und übertragende Datenmenge, Statuscode, zugreifender Webbrowser (sofern vom Client übermittelt), Referrer. Die Speicherung erfolgt zum Zwecke der Informationssicherheit und der Fehleranalyse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Teilnahme an einer Abstimmung oder an einem Buchungsvorgang ist mit und ohne Benutzerkonto möglich. Bei einer Teilnahme werden die von den Beteiligten eingetragenen Daten durch den DFN-Verein verarbeitet. Die Gestaltung der Abfrage erfolgt durch den BSW, die Eintragungen durch die Teilnehmer. In der Regel gibt der BSW bei Abfragen die Angaben von Namen, Vornamen und E-Mail-Adressen vor. Der DFN verarbeitet diese Daten zur Teilnahme an Abstimmungen oder Buchungsvorgängen nach Art. 6 (1) b) DSGVO. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch den DFN finden Sie unter: https://terminplaner6.dfn.de/de/datenschutz

Die Online-Meetings werden unter Nutzung von „Teams“ durchgeführt. Soweit Sie die Internetseite von „Teams“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen. Sie können „Teams“ auch über die „Teams“-App oder unmittelbar über Ihren Browser nutzen. Bei der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
  • Angaben zum Benutzer: Name, Vorname, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache;
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen;
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats;
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden;
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und ggf. aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden von uns so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

Nach den von uns getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten der Moderatoren bzw. Referenten in einem Webmeeting verarbeitet und ggf. aufgezeichnet und im Internet zum Abruf bereitgestellt. Nur in Ausnahmefällen und einem vorherigen Hinweis von uns werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Teilnehmern erhoben und ggf. gespeichert, wenn diese sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Teams“ konkludent erklären.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Teams“ vorgesehen ist.

„Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, mit Sitz in den USA. Nach Angaben von Microsoft werden aufgrund unseres Sitzes in Deutschland die Daten in Rechenzentren von Microsoft in Deutschland verarbeitet. Der Lizenzinhaber hat mit dem Anbieter von „Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Weiter wurden sog. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Die Microsoft Corporation ist im EU/US-Data Privacy Framework gelistet. Weitere Informationen, wie Microsoft Ihre Daten schützt und wie von Microsoft mit Behördenanfragen umgegangen wird, finden unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/eu-data-storage-locations?view=o365-germany

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung (i.d.R. nach Abschluss des Meetings/der Veranstaltung) oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

III.4. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten
Innerhalb des BSW erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch vom BSW eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.

Mögliche Empfänger personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:
  • Kooperationspartner, mit denen gemeinsam Veranstaltungen oder Aktionen durchgeführt werden;
  • öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Bundeszentralamt für Steuern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
  • Teilnehmer an Ausschüssen, Workshops, Tagungen, Arbeitskreisen etc. des BSW;
  • andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute;
  • Auftragsverarbeiter z.B. für die Mitgliederwerbung, für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, die Archivierung, die Belegbearbeitung, die Compliance-Services, das Controlling, das Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, den Druck und Versand von personalisierten Schreiben, den E-Mail-Versand, die Datenvernichtung und den Zahlungsverkehr;
  • Auskunfteien im Rahmen einer Bonitätsanfrage zu Unternehmen;
  • Wirtschaftsprüfungsdienstleister;
  • weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Teil IV. Informationen für BewerberInnen auf ein Stellenangebot und im Rahmen von Initiativbewerbungen

Mit den nachfolgenden Informationen gibt Ihnen der BSW einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als BewerberInnen auf ein Stellenangebot oder im Rahmen einer Initiativbewerbung beim BSW.

IV.1. Kategorien von personenbezogenen Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Für Empfang, Kommunikation (z. B. bei Rückfragen) und Beurteilung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten. Dazu gehören zum Beispiel Ihr Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Ihre (dienstlichen und privaten) Kontaktdaten (Handynummer und E-Mail), Ihre Adresse, Hobbys oder Informationen über Erkrankungen, Urlaubstage, Krankenversicherung und Rentenversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis und zum steuerrechtlichen Status (mit Religionszugehörigkeit).

Als Bewerbungsdaten behandeln wir alle von Ihnen an uns übermittelten Informationen, neben den Angaben zu Ihrer Ausbildung und den beruflichen Qualifikationen, Ihrem Lebenslauf, Zeugnissen, Noten und Beurteilungen, Gehaltsvorstellungen, Führerschein, Testergebnissen, Ihr Foto, eventuelle Angaben zum Gesundheitszustand, Bank- und Kreditkartendaten, bestehende Lohnpfändungen, Daten zu eventuellen Straftaten oder -verfahren, Führungszeugnis oder sonstige ggfs. auch private Informationen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dies betrifft sowohl Ihre Bewerbungsunterlagen als auch Ihre persönlich mitgeteilten Angaben im Bewerbungsverfahren, z.B. in Telefoninterviews, bei Einstellungstests, persönlichen Vorstellungsgesprächen, Job-Speed-Dating Veranstaltungen oder bei einem Messe-Besuch. Zur umfassenden Beurteilung Ihrer Bewerbung benötigen wir in jedem Fall Ihren Lebenslauf sowie Zeugnisse oder entsprechende Nachweise. Weitere Angaben, auch ein Foto, sind freiwillig.

Ferner sind wir nach den europäischen Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 gesetzlich verpflichtet, Bewerberdaten vor Einstellung mit den sog. Terrorlisten der Europäischen Union abzugleichen, damit den in der Liste genannten Personen keine Gelder oder andere finanzielle Vermögenswerte bereitgestellt werden.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO und ggfs. auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.
Akquise in sozialen Netzwerken
Um qualifizierte BewerberInnen zu finden, suchen wir aktiv in berufsorientierten sozialen Netzwerken und sprechen potenzielle Bewerber z.B. über ihren XING- oder LinkedIn-Account an. Dabei greifen wir auf öffentlich zugängliche personenbezogene Daten in sozialen Netzwerken zu, die bestimmte Filterkriterien erfüllen. KandidatInnen, die für uns interessant sind, merken wir uns z. B. über den XING-Talentmanager vor, speichern deren Daten und informieren die Betroffenen darüber. Betroffene erhalten zu jeder Zeit Gelegenheit, zu solchen Daten Stellung zu nehmen. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der gezielten Bewerberansprache und aufgrund unseres berechtigten Interesses, geeignete MitarbeiterInnen zu rekrutieren, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Erhebung weiterer Informationen zum Bewerber und Prüfung der Referenzen
Wenn Sie Referenzen inklusive Kontaktdaten angeben, werden wir Sie ggfs. um Ihr Einverständnis für eine Kontaktaufnahme zur Verifizierung der angegebenen Informationen (z.B. beim ehemaligen Arbeitgeber) bitten. Hierdurch soll ein noch detaillierterer Eindruck über die vorherigen Tätigkeiten der BewerberInnen gewonnen werden. Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund der Einwilligung der BewerberInnen i.S.d. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG durchgeführt. Sofern wir auf öffentlich zugängliche Quellen (etwa Profile in sozialen Netzwerken) zurückgreifen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Reisekostenabrechnung bei BewerberInnen
Wenn Sie für ein Bewerbungsgespräch mit uns anreisen und wir Ihnen eine Reisekostenerstattung zugesagt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie Kontaktdaten (Adresse, E-Mail), Identifikationsdaten (Name) und Finanzdaten (Bankdaten). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Reisekostenerstattung und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Talentpool
Wenn wir BewerberInnen nicht die gewünschte Stelle anbieten können oder auch im Rahmen von Initiativbewerbungen, nehmen wir ggf. die KandidatInnen mit deren Einwilligung in unseren Talentpool auf, um ihm/ihr zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können. Hierzu verarbeiten wir die Bewerberdaten der KandidatInnen. Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 Satz 1 BDSG.
Erstellung des Arbeitsvertrags
Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Anstellungsvertrag zu erstellen. Hierfür werden alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) verarbeitet und intern an die verantwortlichen Mitarbeiter des Personalmanagements weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Konfession für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (etwa Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG und Art. 10 Satz 1 Alt. 2 DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

IV.2. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten
Ihre Bewerbungsdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im BSW haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Sofern Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Bewerbungsdaten an weitere Abteilungsverantwortliche weitergegeben, die für eine Einstellung zuständig sind. Diese Übermittlung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 Satz 1 BDSG.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzliche Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO (z.B. an die Polizeibehörden im Rahmen von Strafermittlungen).

IV.3. Dauer der Datenspeicherung im Bewerbungsverfahren
Die Log files (Protokolldateien) unserer BesucherInnen der Jobs/Karriere-Webseite werden unverzüglich gelöscht, sofern kein Verdacht eines Missbrauchs unseres Dienstes oder eines Cyber-Angriffs besteht, welcher eine längere Speicherung bis zur Klärung der Fakten rechtfertigen würde.

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Absage gelöscht. Dauert das Auswahlverfahren länger als sechs Monate, werden die BewerberInnen per E-Mail um Zustimmung für eine weitere Verarbeitung gebeten.

Für den Fall, dass Sie in die Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, spätestens aber nach zwei Jahren. Im Falle einer Anstellung, werden Ihre Daten in unser internes Personal-System übernommen.

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten ab Erlangung der Einwilligung und letztmaliger Benutzung für die Dauer von fünf Jahren auf. Nach Beendigung der Nutzung bzw. nach Widerruf der Erklärung werden Einwilligungen bis zur Löschung für die weitere Verarbeitung gesperrt.
Stand: März 2025